Empieza por gestionar tu tiempo

El tiempo, tan valioso y tan ninguneado. La excusa perfecta para con el vendedor a puerta fria, la encuestadora telefónica y los voluntarios de Cruz Roja el día de la banderita, "ahora no tengo tiempo". Parece que a nadie le sobra y sin embargo pocos son los que lo manejan con el respeto que merece. No tengo tiempo, es una frase comodín que vale para no zurzir un roto o para no freir un huevo. Suele ser una mentirijilla para salir del atolladero de turno, pero... ¿que pasa cuando es cierto?. ¿Eh? (música de mucho miedo).

Tranquilo, todos sabemos que casi nunca sucede, que lo que pasa es que la gente se organiza mal y no le cunde. La gente no se sabe planificar.

Ahora vas y se lo explicas al empresario que se pega 16 horas diarias sin salir de su nave y que en los ratos libres tiene que reponer producto en las estanterías, llamar a proveedores, apoyar a sus empleados, sin perder de vista a los clientes, a los bancos y nadando entre una multitud de tareas de todo tipo.

Vete y cuéntale lo que es el cuadrante de Covey y los sistemas de organización del tiempo tipo GTD. Eso sí, lleva casco.

En ocasiones, la cantidad de trabajo que se pretende sacar adelante es sencillamente más de lo que una sola persona puede gestionar con garantías. Puedes ser el mejor planificador, el más responsable a la hora de ejecutar lo que está programado, pero la verdad es que me temo que la planificación no va a generar tiempo libre de la nada (muchos opinan lo contrario). Las soluciones en este caso van por otro lado.

Entonces, ¿pasamos de planificar?

No way José. La correcta gestión del tiempo es el medio para asegurar que gestionamos las tareas otorgándoles la prioridad adecuada en función de su importancia y de su urgencia, garantizando que las tareas verdaderamente importantes estén acabadas en el momento justo. Aquí radica un tema clave, la identificación inequívoca de qué es más importante y qué lo es menos. En pocas palabras, podemos decir que las cosas más importantes son aquellas que tienen una mayor influencia en la consecución de tus objetivos, aunque el tema daría para un libro.

De aquí se desprende lo fundamental de una correcta definición de dichos objetivos (asignatura pendiente de muchísimos responsables de departamento. Es tan cómodo establecer objetivos sobre la marcha...).

Digo esto porque conozco unos cuantos gerentes de pequeñas empresas que, a pesar de superar el millón de euros de facturación, todavía se permiten colaborar a la hora de pintar la fachada de la nave, taladrar agujeros en una brida de acero o transportar personalmente mercancías al almacén de un cliente.

Si diriges equipos y te ves en alguna de estas situaciones te recomiendo que reflexiones unos minutos e intentes descubrir si realmente eres tú la persona que debe realizar esas tareas. Es posible que descubras que esos equipos te necesitan, que debes ponerte desde ya a liderarlos y que tienes unas cuantas cosas que hacer más prioritarias que estas u otras similares. Esta es una de las situaciones típicas en la que una organización como Impulso Coaching te puede ayudar.